1. Identificación del responsable
Química Fina S.A. es una sociedad comercial identificada con NIT 830043390-3. Su actividad está relacionada con la importación y suministro de materias primas para la industria farmacéutica, cosmética y veterinaria en Colombia.
Dirección: Calle 98 No. 70 - 91 oficina 801, Centro Empresarial Pontevedra, Bogotá D.C. Sitio web: www.quimicafina.com.co. Teléfono: +57 1 312 9044.
2. Objetivo
La política establece directrices generales para la protección y tratamiento de datos personales dentro de Química Fina S.A., definiendo finalidades, criterios de uso y mecanismos para que los titulares puedan conocer, actualizar, rectificar, revocar o suprimir su información cuando corresponda.
3. Alcance
Aplica a todas las bases de datos y archivos que incluyan datos personales objeto de tratamiento por parte de Química Fina S.A. como responsable del tratamiento.
4. Definiciones principales
Dato personal: cualquier información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Tratamiento: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
5. Principios rectores
El tratamiento de datos se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Esto implica que los datos deben tratarse con una finalidad legítima, con autorización cuando aplique, de forma exacta y actualizada, bajo medidas de seguridad suficientes y con acceso restringido a personas autorizadas.
6. Derechos de los titulares
Los titulares pueden conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informados sobre el uso dado a su información; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión de datos cuando proceda; y acceder gratuitamente a sus datos personales.
7. Autorización del titular
Como regla general, Química Fina S.A. solicita autorización previa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos previstos por la ley.
No será necesaria cuando se trate de información requerida por entidad pública o autoridad judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, o datos relacionados con el registro civil de las personas.
8. Deberes de Química Fina S.A.
Como responsable del tratamiento, la compañía debe garantizar el ejercicio del hábeas data, conservar la autorización del titular, informar la finalidad de la recolección, proteger la información con medidas de seguridad adecuadas, mantenerla actualizada, tramitar consultas y reclamos, adoptar procedimientos internos y reportar incidentes cuando corresponda.
9. Políticas específicas de tratamiento
Empleados: los datos se usan para cumplir obligaciones laborales, emitir certificaciones, gestionar seguridad y salud en el trabajo, procesos disciplinarios y atención de emergencias.
Accionistas: se usan para el ejercicio de derechos societarios, envío de comunicaciones, invitaciones y certificaciones.
Clientes: se usan para las etapas precontractual, contractual y poscontractual, verificación de requerimientos, cumplimiento de entregas, garantías, fidelización y marketing.
Proveedores: se usan para invitaciones a contratar, gestión precontractual y contractual, y comunicaciones relacionadas con la relación comercial.
Videovigilancia: se usa para seguridad, control de ingreso, permanencia y salida de empleados, contratistas y visitantes.
10. Transferencia y transmisión internacional
La empresa informa que actualmente no realiza transmisión o transferencia internacional de datos personales. En caso de hacerlo en el futuro, garantizará los niveles de protección exigidos por la normatividad colombiana.
11. Datos de niños, niñas y adolescentes
Química Fina S.A. no realiza de forma directa tratamiento de datos de menores de edad, salvo la información requerida para cumplir obligaciones laborales relacionadas con hijos menores de sus trabajadores, siempre respetando el interés superior del menor y sus derechos prevalentes.
12. Consultas, reclamos y ejercicio de derechos
El titular, sus causahabientes o representantes pueden ejercer sus derechos mediante comunicación escrita dirigida al área responsable, recepción, a través del correo datos@quimicafina.com.co o mediante radicación física en Calle 98 No. 70 - 91 oficina 801, Centro Empresarial Pontevedra, Bogotá D.C.
Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Los reclamos se tramitarán conforme a la Ley 1581 de 2012, con los términos de subsanación, respuesta y seguimiento allí previstos.
13. Modificación de la política
Química Fina S.A. se reserva el derecho de modificar la política en cualquier momento. Toda modificación será comunicada oportunamente a los titulares por los medios habituales de contacto, con antelación suficiente a su entrada en vigencia.
14. Vigencia
La política de tratamiento y protección de datos personales rige a partir del 25 de julio de 2017.